La digitalizzazione è un processo inevitabile per la gestione burocratica evoluta. È uno dei segni del cambiamento dei tempi e comporta la modifica delle abitudini e delle consuetudini. Adattarsi non è sempre facile ma la consuetudine è la miglior alleata in tal senso. Tra le nuove pratiche per chi si confronta, più o meno quotidianamente, con documenti e moduli ufficiali, c'è la firma digitale, che non dev'essere confusa con la firma elettronica. La prima è progettata in maniera tale che venga associata in modo univoco al documento sottoscritto e che non possa essere replicata o contraffatta. Per questa ragione è uno strumento fondamentale nei rapporti tra pubblica amministrazione, privati e aziende in un'epoca in cui molti documenti vengono trasmessi per via telematica.
Cos'è la firma digitale
La firma digitale è una stringa numerica binaria univoca, che viene associata a un documento telematico ed è il frutto di un processo di codificazione crittografica. Documento e firma sono due elementi smaterializzati che, nella loro essenza, si riducono a due stringhe, che vengono legate in maniera permanente: solo in questo modo il documento digitalizzato, che può essere un contratto, una sottoscrizione, un certificato, una dichiarazione o un atto amministrativo, assume valore legale. La firma digitale è normata nel Codice dell’amministrazione digitale, articolo 24, dlgs 82/2005, ed è a questo che si rifà il servizio offerto da La Contabile, azienda leader in forniture per ufficio, imprese o privati. L'attivazione Firma Facile Buffetti, permette di creare la firma digitale in modo facile e veloce.
La doppia univocità, legata al soggetto che la appone e al documento sul quale è apposta, rende questo uno strumento affidabile, sicuro, valido e, soprattutto, autentico. È una chiave garantita contro le contraffazioni, che sostituisce i precedenti espedienti come timbri, sigilli, punzoni e contrassegni, studiata appositamente per le documentazioni smaterializzate. È un tassello chiave per la digitalizzazione burocratica e con il servizio di firma digitale Buffetti è possibile avere il proprio strumento di vidimazione su smart card, pendrive o dispositivo mobile, pronto all'uso con attivazione in 24/48 ore.
Quando serve la firma digitale
Considerata al pari di una firma autografa, è diventata indispensabile per le aziende, le partite Iva ma anche i privati che si rapportano soprattutto con le pubbliche amministrazioni. La firma digitale sulla fatturazione elettronica, per esempio, è indispensabile, lo è anche per la partecipazione ai concorsi pubblici, ai bandi, ma anche per inoltrare autocertificazioni. Viene richiesta per chiedere finanziamenti e per gli atti pubblici. Ma nel mondo del digitale, la firma digitale è utile anche per l'invio di preventivi, per la sottoscrizione di contratti e può essere utilizzata in tutti quei casi in cui, di norma, si sarebbe impiegata una firma autografa.
La sua efficacia si basa sull'utilizzo di un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una privata e una pubblica. La prima, come dice il nome stesso, è sotto lo stretto controllo del firmatario ed è in uso esclusivo. La seconda, invece, serve al ricevente del documento firmato per controllarne validità, veridicità e provenienza. Trovandosi su un supporto digitale, per aprirla e utilizzare la firma digitale è necessario l'utilizzo di un software dedicato, che viene fornito direttamente da fornitori come Buffetti.
Come ottenere una firma digitale
Come si è capito, la firma digitale è uno strumento di validazione e riconoscimento che non permette contraffazioni, per questo motivo per la richiesta occorre svolgere una serie di passaggi che permettendo l'identificazione certa del richiedente. Per ottenere la firma digitale è necessario essere in possesso di una carta di identità in corso di validità e di un codice fiscale. Ma se si è titolari di una carta di identità elettronica, il codice fiscale non è più necessario.
Trattandosi di uno strumento digitale, altrettanto indispensabile è il possesso di uno smartphone o, comunque, di un device mobile connesso a internet per l'installazione dell'applicazione di lettura OTP. Quindi, per legare i dati univoci alla firma digitale, bisogna fornire anche il numero di telefono mobile e un indirizzo mail sul quale ricevere notifiche e comunicazioni relativi alla firma. Tutti questi dati vengono incorporati sotto forma di stringhe binarie all'interno della firma digitale, che alla lettura fornisce le informazioni utili sul sottoscrivente, nel pieno rispetto della privacy.