Organizzare una fiera, un’esposizione o un convegno professionale è un’attività complessa che richiede capacità gestionali, precisione e una conoscenza approfondita degli aspetti tecnici strategici. In questo articolo vedremo i 5 step fondamentali per coordinare un evento professionale in maniera efficace, con uno sguardo anche ai numeri del settore e alle competenze richieste.
1. Pianificazione e autorizzazioni
Il primo passo da affrontare è la definizione di tutti gli aspetti preliminari: budget, target di riferimento, concept, durata e tipologia dell’evento. Si procede poi con la location che soddisfi tutti i requisiti tecnici e logistici: facilità di accesso, disponibilità di parcheggi, spazi modulari e adeguati sistemi di sicurezza. È inoltre necessario ottenere una serie di autorizzazioni: comunali per l’occupazione del suolo pubblico, sanitarie in caso di somministrazione di alimenti, e il pagamento della SIAE se è prevista musica. Secondo i dati dell’AEFI (Associazione Esposizioni e Fiere Italiane), nel 2024 in Italia si sono svolte 831 fiere, generando un indotto pari a 22,5 miliardi di euro e un valore aggiunto di oltre 10 miliardi. Tra le sedi internazionali, Milano è la città italiana dove si svolgono più fiere internazionali importanti, con eventi che raggiungono oltre 400 mila visitatori. Numeri che dimostrano quanto l'organizzazione di eventi sia strategica per l’economia del Paese.
2. Organizzazione della logistica
Ogni fase della logistica va pianificata nei minimi dettagli: dalla movimentazione dei materiali all’allestimento degli stand, passando per la gestione degli ingressi e dei flussi interni. È importante prevedere con largo anticipo le esigenze di trasporto, i tempi di consegna e ritiro delle merci, eventuali esigenze doganali nel caso di espositori stranieri, e predisporre un inventario dettagliato per evitare errori e smarrimenti. La logistica deve essere agile e flessibile, pronta a rispondere a imprevisti con soluzioni rapide: per questo è sempre utile predisporre un piano B, con fornitori sostitutivi e personale di emergenza a disposizione.
3. Allestimento della location
Con la logistica in fase avanzata, entra in gioco l’allestimento della sede. Qui si tratta di coniugare funzionalità ed estetica: moquette, impianti elettrici, illuminazione, segnaletica, supporti audiovisivi e postazioni digitali devono essere perfettamente integrati e distribuiti. Tutto va realizzato in tempi stretti, spesso nelle 24-48 ore precedenti l’apertura al pubblico. È importante anche garantire il rispetto delle normative di sicurezza: accessi controllati, uscite di emergenza ben segnalate, impianti antincendio certificati e personale formato.
4. Marketing e promozione
Un evento si può definire di successo se non riesce ad attirare pubblico e stakeholder. È quindi indispensabile strutturare una strategia di comunicazione multicanale, che parta da una definizione chiara degli obiettivi e del posizionamento dell’evento. Il messaggio promozionale va declinato su social media, campagne pubblicitarie online e offline, email marketing, ufficio stampa e collaborazione con media partner. Allo stesso tempo è importante curare i rapporti con espositori e relatori con pacchetti personalizzati, convenzioni alberghiere e promozioni early-bird.
5. Coordinamento sul campo e follow-up
Quando finalmente si apre al pubblico, entra in scena la gestione operativa. Reception, accoglienza, help desk, assistenza tecnica, vigilanza, supporto agli espositori: tutto deve funzionare alla perfezione. Il lavoro però non finisce con la chiusura delle porte: al contrario, il follow-up è una delle fasi più importanti. Smontaggio, restituzione materiali, analisi dei dati raccolti, reportistica e confronto con gli stakeholder servono a comprendere cosa ha funzionato e cosa no, per migliorare le edizioni future. Anche la raccolta dei feedback da parte di partecipanti ed espositori è preziosa per affinare le strategie successive.
Competenze e formazione
L’organizzazione di fiere e convegni professionali richiede competenze trasversali. È fondamentale avere padronanza della pianificazione di eventi, ma anche competenze tecniche in ambito IT, audiovisivi, gestione del rischio, logistica e sicurezza. A ciò si aggiungono le soft skill: capacità organizzative, problem solving, gestione del team e dei fornitori, abilità comunicative e grande resistenza allo stress. In questo contesto, anche gli studi accademici forniscono strumenti fondamentali. Un esempio calzante può essere individuato persino nel percorso della laurea in lettere digitali, che aiuta a coniugare le competenze umanistiche e informatiche utili a tutti gli scopi puramente logistici.
Turismo congressuale: nuova frontiera economica
Secondo la classifica 2024 dell'Icca (International Congress and Convention Association) l’Italia è al 1° posto in Europa e al 2° posto al mondo per numero di congressi ospitati. Nel nostro Paese infatti sono stati organizzati nel corso dell’ultimo anno 635 eventi internazionali, con 82 eventi in più rispetto al 2023. Questo ha avuto ricadute positive sulle attività ricettive con 850mila viaggiatori per turismo congressuale, che hanno pernottato nel nostro paese per una media di 3,2 notti. Numeri che ci confermano quanto sia importante investire in questo settore anche dal punto di vista delle opportunità professionali.