La firma digitale è uno strumento che si sta diffondendo sempre più rapidamente, grazie alla flessibilità d’uso che garantisce e alla sua praticità. Possiamo tranquillamente affermare che la firma digitale si espande in proporzione alla digitalizzazione dei processi e delle attività, che ormai hanno trasferito nei formati virtuali, tutti quei documenti che normalmente venivano scambiati e sottoscritti in formato cartaceo. Un semplice contratto, un atto legale, un ordine o una fattura, ora come ora, vengono trasmessi nella maggior parte dei casi via web, per una maggiore comodità, per limitare la necessità di dover raggiungere la sede fisica di studi, aziende e uffici. Spesso si intrattengono relazioni professionali anche a distanza, per cui lo scambio di documenti dal valore legale, avviene giornalmente e pensare di spedire la versione cartacea diventa molto più lento, farraginoso e impegnativo, che optare per uno scambio telematico.
Per tutte queste ragioni, ma anche per limitare banalmente l’impiego della carta, la firma digitale, ormai è diventata il pane quotidiano di molti professionisti, come di privati. Quando però ci si trova dinanzi alla scelta di una app per la firma digitale, i dubbi aumentano, perché ogni provider offre diverse tipologie di firma differenti in base all’uso che se ne deve fare.
Ecco allora cosa bisogna sapere, prima di scegliere la firma digitale più adatta alle proprie esigenze.
Firma digitale, di cosa si tratta
La firma digitale, giusto per chiarirci le idee, è l’equivalente elettronico di una firma autografa, posta su un documento in formato digitale. Ha dunque lo stesso valore legale di una firma tradizionale e garantisce l’integrità, l’autenticità e la validità dei documenti su cui è apposta. Quello che è importante sapere è che le firme digitali possono essere di due tipi principali, su dispositivo o remota. La firma digitale su dispositivo è impostata come una serie di informazioni che vengono memorizzate su un dispositivo fisico molto simile a quello di una SIM telefonica.
Per trasferire queste informazioni sul PC, in modo che vengano apposte sul documento da sottoscrivere, si possono utilizzare una Business Key, molto semplicemente un Token da inserire nella presa USB del computer, o una Smart Card, che sembra una carta di credito da inserire sempre nell’apposito lettore del PC. La firma digitale remota, invece, è caratterizzata dalla memorizzazione delle informazioni su cloud, che possono essere trasferite su PC attraverso l’accesso ad un account con nome utente e password. La differenza principale di quest’ultima soluzione, risiede nella possibilità di poterla utilizzare su qualsiasi supporto elettronico, incluso lo smartphone, così da poter attivare, all’occorrenza, anche un certificato di firma con urgenza.
Come scegliere un’app per la firma digitale
Tenuto conto delle proprie esigenze e dell’uso che se ne deve fare, se sporadico od occasionale, è importante tener conto di alcuni elementi prima di scegliere un’app di firma digitale. Le esigenze personali, infatti, sono il punto di partenza, poiché diverso è l’uso di una firma digitale per un privato, rispetto a chi invece deve impiegarla per firmare, ad esempio, contratti di vendita o atti legali. È importante quindi che le caratteristiche dell’app rispondano alle proprie esigenze, senza dover necessariamente acquistare funzioni o soluzioni superflue. È importante anche che l’App sia veloce ed efficiente, sicura e in grado di interagire con più suite di software per ufficio.