Sono tanti i lavori che, nel loro insieme, vanno a costituire quell’attività complessa e interessante che è la gestione della comunicazione di un’azienda piccola o grande. Ma pochi sono emozionanti come l’organizzazione conferenze stampa: occasioni uniche per annunci importanti come fusioni, nuovi prodotti, o l’introduzione di una tecnologia innovativa, che si desidera ovviamente far giungere al pubblico nella forma migliore e tramite canali qualificati, che sia a livello nazionale oppure circoscritto. Non è possibile, ovviamente, ridurre un lavoro così importante a semplici regolette elementari; ci siamo però fatti dare da un esperto, Altrapagina, pochi consigli validi, e semplici, per iniziare la preparazione con il piede giusto:
1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione
Questo primo consiglio potrebbe, a qualcuno, sembrare poco rispettoso di quanto siano in effetti importanti le notizie e le comunicazioni, di ogni tipo, che saranno tema della conferenza stampa in oggetto, ma in realtà non fa che formulare una regola ben nota e testata della comunicazione di qualunque idea: il canale vale quanto il messaggio, e la scelta delle persone che esporranno i vostri annunci – così come il modo in cui lo faranno – peserà probabilmente, sull’effetto finale e sulla ricezione delle notizie importanti che dovete presentare, molto più del contenuto delle notizie stesse. Come scegliere? La logica raccomanderebbe di deputare il compito ad un esperto di comunicazione o di marketing, ma d’altro canto, sia per un fatto di corretttezza che anche di validità comunicativa e d’immagine, è importante dare voce a chi è stato più coinvolto negli eventi che si andranno a spiegare. La scelta migliore è quindi quella di accoppiare le cose, affidando la gestione e il coordinamento della comunicazione ad un esperto del settore, e riservando ruoli e parti precise a chi ha portato, nei fatti, a far succedere quanto stiamo raccontando ai giornalisti.
2) Identificare una location appropriata
Non sempre la sede della propria azienda, per tante ragioni, è la scelta ideale per ospitare la vostra importante conferenza stampa. Una ragione può essere quella di mancare dei locali adatti ad accogliere il numero di reporter e giornalisti che vi aspettate intervengano all’evento; in tal caso, è consigliabile cercare fra gli hotel e i centri direzionali della zona una sala da affittare che abbia le dimensioni necessarie. Inoltre, un fattore importantissimo per assicurarvi che quanto detto alla vostra conferenza stampa arrivi sulle pagine dei giornali è quello di offrire ai giornalisti un modo funzionale e svelto di riportare alla redazione quanto avranno sentito: assicuratevi che la copertura Wi-FI, e se ci sarà la Radio quella ISDN, siano eccellenti. In breve, fate sì che tutto sia il più possibile semplice e comodo per i giornalisti.
3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte
Per qualche motivo, succede spesso che la cartella stampa venga preparata all’ultimo momento, in fretta e furia, e senza la necessaria cura dei dettagli. È una pessima idea. Al di là del comunicato stampa che contiene, che deve ovviamente essere chiaro e ben scritto anche solo per essere preso in considerazione dai giornalisti, la cartella stampa è un materiale promozionale, che deve saper suscitare l’interesse del giornalista perché questi decida di scrivere un articolo e pubblicare la notizia sul suo giornale – il nostro scopo. Inoltre, la buona reputazione costruita oggi, con un giornalista, può diventare un’intervista – e pubblicità gratis – domani.