Alzi la mano a chi non è capitato di non poter inviare una mail dopo aver allegato il solito PDF troppo “pesante”. Succede lo stesso quando si prova a caricare lo stesso documento su un portale: se si supera il limite, non c’è modo di andare oltre. Il documento va bene com’è, solo che “pesa troppo”. Possiamo risolvere tutto in pochi minuti, anche dal telefono in fila alla posta.
Perché un PDF diventa così pesante
Un PDF pieno di testo non ha un peso eccessivo, e allora la domanda è: cosa fa lievitare i megabyte? Il colpevole più frequente sono le immagini ad alta risoluzione.
Le scansioni sono un caso a parte, spesso il più insidioso: quando passiamo un foglio nello scanner, quello salva ogni pagina come una fotografia intera invece che come testo, e un contratto di dieci pagine scansionato male arriva a pesare più di un video breve.
Poi ci sono i font incorporati, cioè i caratteri salvati dentro al documento perché si veda uguale ovunque, comodi ma con il loro peso. E infine i metadati, tutte le informazioni nascoste che il programma aggiunge senza chiedere: revisioni, anteprime, dati del software, che occupano comunque spazio.
Quanto puoi comprimere prima di perdere leggibilità
Ci sono due modi di ridurre. La compressione senza perdita riduce il file mantenendo intatta ogni informazione, un po’ come piegare bene un maglione nel cassetto: occupa meno, ma quando lo riapri è identico a prima. Ma esiste anche quella in cui comunque è previsto che dei dati vengano effettivamente persi (di solito si abbassa la qualità delle immagini). Si recupera molto più spazio a patto di accettare qualche cedimento sulla resa.
In pratica, su un documento di solo testo difficilmente noteremmo qualcosa di particolarmente strano o illeggibile. Su un file ricco di foto la differenza sarebbe più visibile.
La regola pratica è di partire da una compressione media, aprire il risultato e controllare le pagine con le immagini. Meglio un file un po’ più pesante ma leggibile che un documento da dover rimandare di nuovo in seguito.
Ridurre le dimensioni di un PDF dal browser
La strada più comoda, quando si lavora dal computer, passa da uno strumento online, e ci si risparmia di installare programmi per un’operazione che capita di fare ogni tanto.
Con OpenPDF, per esempio, la compressione avviene nel browser stesso, e il file resta sul dispositivo invece di essere caricato su un server esterno.
I passaggi sono quelli tipici di questi strumenti: si apre il sito e si sceglie la funzione di compressione, si trascina il file nella finestra, oppure lo si pesca dalle cartelle. L’elaborazione parte e in pochi secondi si ha la versione alleggerita, che conviene salvare con un nome diverso dall’originale, così restano entrambi e si possono confrontare. Prima di mandarlo davvero, ricordiamoci sempre di aprire il PDF compresso e sfogliarlo tutto.
Ridurre le dimensioni di un PDF da smartphone
Dal telefono non cambia poi molto, solo che si opera sullo schermo piccolo, magari mentre si è in giro. Su iPhone si apre lo stesso strumento online dal browser, si carica il PDF pescandolo dai File o da dove l’avevamo salvato, si comprime e si riscarica, e il file torna nei download o nell’app File, pronto da allegare.
Su iPhone c’è anche una scorciatoia per le scansioni: aprendo il documento nell’app File e usando la stampa, poi allargando l’anteprima con due dita, il sistema ne genera una copia spesso più leggera, un trucco che torna comodo al volo.
Medesimo uso su Android, dove si passa dal browser allo strumento online, oppure da un’app gestore file che a volte include già una funzione di compressione. Uno strumento che elabora dentro il browser qui dà una mano in più, perché sul telefono ci risparmia il viavai di caricamento e scaricamento da un server, e il documento resta sul dispositivo.
Comprimere le immagini prima di creare il PDF
C’è un modo di risparmiarsi il problema alla radice, ed è lavorare sulle immagini prima ancora di generare il PDF. Quando il documento si basa principalmente su foto o schermate, quelle immagini vanno alleggerite mentre sono ancora file a sé. Un JPG scattato dal telefono, o un PNG di uno screenshot, portano spesso una risoluzione ben oltre il necessario per la lettura a monitor.
Ridimensionarli, cioè abbassare la larghezza in pixel a un valore ragionevole per lo schermo, e salvarli a una qualità media invece che massima, abbassa il peso in modo netto. Il PDF costruito con immagini già ottimizzate non sempre richiede una compressione dopo. Per le foto il formato JPEG resta il più adatto; i formati PNG sono solitamente usati per grafica e loghi dove servono linee nette.
Zippare più PDF quando la compressione non basta
Ci sono situazioni in cui i PDF sono già ottimizzati, oppure ne dobbiamo mandare diversi in una volta. In questo caso ci facciamo dare un supporto dall’archivio ZIP, che raccoglie più file dentro un unico contenitore.
Così possiamo spedire, per esempio, un solo allegato al posto di dieci. Si può fare al volo sul computer, dove si selezionano i file, tasto destro, e si sceglie la voce per comprimere o creare l’archivio, presente sia su Windows sia su Mac senza installare niente. Dal telefono serve di solito un’app gestore file che offra la funzione.
Errori da evitare quando comprimi un documento
Sicuramente dobbiamo evitare di comprimere lo stesso file più volte di seguito, sperando di guadagnare ancora spazio: ogni passaggio con perdita porta via qualità, e dopo le immagini si sgranano per un risparmio ormai minimo.
Passiamo al testo selezionabile; alcuni strumenti trasformano le pagine in immagini, e il risultato sembra uguale ma perde una cosa preziosa, la possibilità di cercare le parole, selezionarle, copiarle. Quindi, dopo aver compresso, conviene sempre controllare di riuscire ancora a selezionare una riga di testo.
E se sono presenti firme e timbri, ricordiamo che la compressione a volte interviene proprio sulle zone dense di dettagli. Su un documento importante, meglio non esagerare con la compressione e ricontrollare quelle parti prima di mandarlo.